DISKRIPSI
Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.Training ini akan memberikan pengetahuan dan informasi kepada peserta mengenai konsep dasar Electronic Filing and Document Management System, perangkat keras (hardware) & perangkat lunak (software) yang digunakan, perencanaan struktur arsip (file structure), proses document/data capture, sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system), pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
TUJUAN TRAINING
1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
3. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
MATERI TRAINING
1. Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System
- Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
- Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
- Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
- Membahas aspek hukum & legal eFiling.
- VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
2. Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
- Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
- Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor/industri antara lain:
- Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
- Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
- Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
- Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
- Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
- VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
3. Langkah Implementasi I: Pembenahan Arsip Fisik
- Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
- Memahami indeks & kode arsip.
- Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
- Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
- Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
- TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
- TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
- TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
4. Langkah Implementasi II: Migrasi Ke Efiling
- Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
- SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
- SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
- TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
5. Quick Win 1
- Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
- Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
- VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
- TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.
6. Quick Win 2
- Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
- Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
- Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
- VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
- TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.
7. Fraud Prevention & Risk Management
- Membahas konsep dasar manajemen resiko.
- Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
- Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.
8. Disaster Recovery & Business Continuity
- Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
- Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
- Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
- SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
- SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.
METODE
- Penyampaian konsep, Diskusi, Latihan, Studi kasus, 25 % Teori, & 75% Praktek.
- Peserta wajib membawa leptop.
FASILITAS
- Handout, flashdisk, certificate, training kit, Souvenir, 1X lunch and 2X coffee break,Qualified instructor, transportation during the program
INFORMASI LEBIH LANJUT MOHON HUBUNGI KAMI
PT. Serasan Cipta Abadi
Jalan Wijoyo Mulyo Pesona Gelagah Mas B12 Tamanan Bantul Yogyakarta
Telp : (0274) 2813302
Mobile : 0812-2726-4889
